Od kilku lat wraz z zespołem Grupa PM zajmujemy się optymalizacją procesów w firmach usługowych. Zazwyczaj zaczynamy od tego, że klient stwierdza, że ma potrzebę automatyzacji procesu, wykorzystania AI, robotyzacji (RPA). Po analizie, powtarzającym się odkryciem, jest to, że największe i najłatwiej dostępne oszczędności polegają nie na tym, aby coś robić inaczej, ale żeby… przestać coś robić! 🚫
📍 Przykład 1 – Trzy pieczątki w administracji
- Zaświadczenia o dochodach
- Oświadczenia o dochodach
- Deklaracji o wysokości dochodów
Wszystko to ta sama informacja, powtórzona trzykrotnie na różnych formularzach!
Pieczątki na jednym dokumencie:
1️⃣ Specjalista ds. kadr i płac nr 1 (wystawił)
2️⃣ Specjalista ds. kadr i płac nr 2 (sprawdził)
3️⃣ Kierownik zespołu (zatwierdził 👨💼)
Efekt? Co najmniej 4–5 godzin zmarnowane na jedną sprawę!
📊 Przy 700 uczestnikach – to aż 2800–3500 godzin pracy w kosmos!
📍 Przykład 2 – Biznes i niepotrzebne pdf-y
Warsztaty modelowania procesów biznesowych w pewnej, dynamicznej organizacji. Zespół wyjaśnia co robi po kolei. Jesteśmy blisko końca procesu i warsztatu tego dnia.
– i co dalej – zadaję standardowe pytanie
– I na końcu podłączamy pdfy z potwierdzeniami przelewu do systemu – wyjaśnia specjalista
– Dlaczego? – drążę
– Biznes tego potrzebuje – otrzymuję odpowiedź
– My?!!! Ależ nie! Od dwóch lat sprawdzamy to inaczej – ożywia się przedstawiciel „biznesu”.
W memach w takiej sytuacji pisze się „kurtyna!”. Kurtyny nie było, ale niezręczna cisza owszem. Do wszystkich dotarło, że wykonano Kilkaset godzin pracy zupełnie bez wartości! ⚡
💡 Wniosek
Doświadczenie pokazuje, że firmy usługowe często mogą zaoszczędzić nawet do 30% kosztów operacyjnych tylko poprzez eliminację zbędnych czynności, zanim przystąpią do wdrożeń AI 🤖 czy RPA.
Tekst opublikowałem pierwotnie na linkedin: https://www.linkedin.com/pulse/powstrzymaj-trzy-piecz%C4%85tki-zanim-zaprz%C4%99gniesz-ai-jakub-kami%C5%84ski-0gdof/?trackingId=iR3mh8O5lQyuK7OEksEXKg%3D%3D
Dodaj komentarz