PMBOK® Guide – 7 edycja

O czym jest ta książka

Oficjalny podręcznik jednej z najważniejszych na świecie metodyk zarządzania projektami, opracowany przez  amerykańską organizację PMI  (Project Management Institute). Pełny tytuł podręcznika to PRZEWODNIK PMBOK® (Ang. PMBOK® Guide – Guide to the Project Management Body of Knowledge)  

W podręczniku bardziej lub mniej szczegółowo opisano wszystkie najważniejsze aspekty zasad, wiedzy, dobrych praktyk, modeli i technik zarządzania, które są stosowane przez Zespoły Projektowe na całym świecie. 

7. edycja aktualizuje podejście dostosowując jest do aktualnych trendów: zwinności, podkreślenie koncentracji na wartości biznesowej dostarczanej przez projekt oraz nadanie wagi „miękkich” psychospołecznych aspektów zarządzania projektem. Zrezygnowano z gotowych recept projektowych, które w poprzednich wydaniach podręcznika były opisane 49 procesami oraz powiązanymi z nimi 13 obszarami wiedzy. Zamiast tego otrzymujemy pewien zestaw zaleceń, wytycznych, dobrych praktyk, które można zastosować w prowadzonych przedsięwzięciach. Czy ta zmiana wyszła na dobre użyteczności podręcznika? O tym piszę szerzej w sekcji „wady i zalety” na końcu recenzji. 

Na obecną edycję składają się z cztery części: 

1. Standard Zarządzania Projektami (60 stron) 
2. Przewodnik po kanonie wiedzy o zarządzaniu projektami (152 strony) 
3. Modele, metody i artefakty (43 strony) 
4. Aneksy (58 stron) 

Część I. Standard Zarządzania Projektami 

„Standard” to zbiór wytycznych i zasad, obejmujących tzw. System Dostarczania Wartości oraz 12 Zasad Zarządzania Projektami. W tej części PMI dzieli się swoim ideowym podejściem do projektów, które co do istoty, muszą dostarczać biznesową wartość temu, kto za projekt płaci. Aby to osiągnąć projekt należy oprzeć na zasadach, które nie powinny być nakazowe, ale traktowane jako zbiór dobrych praktyk. 

Znajdziemy tutaj więc wytyczne dotyczące:  

1. Zespołu projektowego: roli liderów, przywództwa, zasad współpracy w zespole, angażowania interesariuszy zewnętrznych, komunikacji. Mądre stosowanie tych zasad pozwoli efektywniej pracować oraz zbudować zespoły posiadające zdolność adaptacji do zmian oraz reagowania na sytuacje trudne. 
2. Stosowania zasady nazwanej „skupianie się na wartości”, czyli jak doprowadzić do sytuacji, w której kompasem dla zespołu jest odpowiedź na pytanie czy to co robimy i dostarczymy rzeczywiście będzie postrzegane przez zlecającego jako korzyść, której uzyskanie warte było poniesionych nakładów. 
3. Osadzenia projektu w organizacji i szerszym środowisku (nazwanym tutaj systemem lub kontekstem), które w obecnych organizacjach są coraz bardziej złożone ze względu na skalę działania, poziom komplikacji produktów, zaawansowanie technologiczne i konieczność integracji z istniejącymi procesami i systemami. 

Część II. Przewodnik po kanonie wiedzy o zarządzaniu projektami  

II.1 Domeny

W tej części podręcznika operuje się pojęciem domen, w których zawarto opis obszarów, o które w projekcie należy zadbać. Są to: 

1. INTERESARIUSZE. Domena opisuje cały klasyczny cykl zarządzania interesariuszami od metod ich identyfikacji, przez ocenę, po planowanie działań z odpowiednimi grupami oraz wykonywanie tych działań

2. ZESPÓŁ. Zaznaczając możliwe różne podejścia do realizacji projektu, a więc i zarządzania skoncentrowano się na trzech głównych funkcjach projektowych

• Kierownika Projektu na którym spoczywa odpowiedzialność za osiąganie celów projektu
• Zespołu Zarządzania Projektem – członków zespołu bezpośrednio zaangażowanych w działania związane z zarządzaniem projektem 
• Zespołu Projektowego – szerszego zbioru osób, wykonujących prace w ramach projektu

W tej domenie szerzej potraktowano aspekty pracy w zespołach zwinnych oraz nowe wyzwania związane z zarządzaniem rozproszonymi zespołami projektowymi. PMBOK w tej edycji poświęca również sporo uwagi kompetencjom psychospołecznym, takim jak przywództwo, motywowanie, krytyczne myślenie, inteligencja emocjonalna, podejmowanie decyzji oraz zarządzanie konfliktem. 

3. PODEJŚCIE DO REALIZACJI I CYKL ŻYCIA to obszar (domena), w której omawiane są różne możliwe sposoby realizacji projektu zależnie produktu tj.

• Jak produkt będzie dostarczany klientowi: czy na końcu projektu (np. projekty inwestycyjne), czy po wytworzeniu komponentów (np. etapy badania klinicznego leku), czy też może być zastosowany interwałowy sposób dostarczania (np. określone czasowo iteracje w projektach IT) 
• Wiedzy nt. produktu przed rozpoczęciem projektu, tj. czy jesteśmy zdefiniować produkt (np. projekt budowlany) i zastosować podejście przewidywalne, czy też zespół projektowy i klient będą decydować o jego kształcie w miarę realizacji projektu (np. wytwarzanie nowego oprogramowania) i wtedy bardziej efektywne jest podejście adaptacyjne (przyrostowe lub iteracyjne). 

4. PLANOWANIE. W zależności od wybranego Podejścia do realizacji i cyklu życia definiowany jest zakres produktu (funkcje, funkcjonalności) oraz zakres projektu (praca do wykonania). PMBOK omawia dwa główne nurty:

• Planowanie przewidywalne (znany produkt, znana metoda wykonana). W tym przypadku (przewidywalnym) przywołuje się znane metody dekompozycji produktu i prac (Product/Work Breakdown Structure). 
• Planowanie adaptacyjne (produkt oraz metody dostarczenia na początku projektu są mniej znane), w którym stosowana może być hierarchia znana z metodyk zwinnych od wizji produktu, mapy drogowej (Road Map) poprzez planowanie wydań po zbiory funkcji (tzw. epiki), opisy funkcjonalności (np. historyjki użytkownika – user stories) i spriorytetyzowany spis elementów produktu (Product Backlog). 

W tej domenie PMBOK mierzy się również z zagadnieniami szacowania pracy, czasu, kosztów oraz innych zasobów. 

5. PRACE PROJEKTU. Ta domena obejmuje procesy zarządzania pracami, które mają dostarczyć produkty cząstkowe w tym  procesy zarządzania zespołem, nadanie rytmu pracy np. iteracje lub etapy; komunikację w projekcie; zarządzanie wiedzą. Dodatkowo wskazywany jest obowiązek zarządzania zasobami fizycznymi (np. stanami magazynowymi, dostępem do infrastruktury) oraz pracami związanymi z pozyskiwaniem usług lub dostaw zewnętrznych (zakupy i przetargi). 

6. REALIZACJA. Domena, która obejmuje odpowiedzi na pytania:
   • Czy wymagania interesariuszy zostały prawidłowo pozyskane i zrozumiane przez zespół? 
   • Czy produkty cząstkowe i produkt końcowy (ich zakres i jakość) wspierają realizację celów biznesowych interesariuszy? 
   • Czy interesariusze akceptują produkty i postrzegają je jako korzyść? 
   • Czy projekt właściwie zarządza zmianą i niezgodnościami? 

7. POMIARY. Są używane w projekcie dla określenia aktualnego statusu projektu i porównania go z planem oraz prognozowaniu przyszłych okresów. Mierzone i właściwie prezentowane wskaźniki efektywności (KPI – Key Performance Indicators) pozwalają podejmować decyzje w oparciu o dowody dotyczące np. osiąganych kamieni milowych, harmonogramu i kosztów. Domena pomiarów podkreśla, aby mierzyć nie to co jest możliwe, tylko to co jest istotne, aby korzyści z mierzenia były większe niż koszt gromadzenia, analizy i udostępnienia mierników. 

8. NIEPEWNOŚĆ. PMBOK wskazuje również szereg typowych źródeł ryzyk współczesnych projektów związanych brakiem wystarczających informacji, złożonością projektów oraz zmiennością otoczenia i wymagań. Odpowiedzią jest wykorzystanie w procesie zarządzania ryzykiem dobrych praktyk związanych angażowaniem specjalistów w planowanie, podział na mniejsze projekty, adaptacyjne dostarczanie, wykonywanie pilotażowych wdrożeń, potwierdzenie słuszności koncepcji, (tzw. POC – proof of concept), eksperymentowanie. 

DOSTOSOWANIE. nazywane również w podręczniku tailoringiem to obszar wiedzy o czynnikach, które należy wziąć pod uwagę, aby rozumnie zastosować metodyki zarządzania projektem w konkretnym przedsięwzięciu. Można je zawrzeć w czterech krokach: 

1. Wybierz podejście do projektu (patrz domena wiedzy Podejście do realizacji i cykl życia) 
2. Dostosuj podejście do organizacji (wielkości, kultury, rodzaju etc.) 
3. Dostosuj podejście do projektu (produktu, zespołu, harmonogramu) 
4. Wdrażaj ciągłe doskonalenie podejścia 

II.2 MODELE, METODY I ARTEFAKTY 

W tej sekcji wymieniono niezliczoną ilość przydatnych technik, podejść, metod. Podsumowując cały podręcznik można się pokusić o następującą syntezę: Standard Zarządzania Projektami mówi o tym, że warto stosować konkretne zasady w projektach. Czytając opis Domen w ramach PMBOK® Guide dostaniemy odpowiedź o czym należy pamiętać i co należy wiedzieć stosując standard natomiast Modele, Metody i Artefakty to spis źródeł wiedzy do zastosowania w projektach. 

Spis cechuje wysoki poziom ogólności, nie dowiemy się jak konkretnie stosować te praktyki.  Co jest zrozumiałe, bo wiele z  rekomendowanych modeli czy metod zasługuje na osobny podręcznik, albo co najmniej na rozdział w podręczniku. Wbrew pozorom jednak zestawienie aktualnych, stosowanych i praktycznych nurtów wiedzy nt. zarządzania będzie wartościowe dla czytelnika, który chce rozwijać swoje kompetencje w dziedzinach zarządzania . 

Jakie obszary wiedzy komplementarnej dla PMBOK^® Guide są proponowane przez autorów podręcznika: 

• Modele (uproszczone scenariusze rzeczywistości) obejmują:  przywództwo sytuacyjne, komunikacja, motywacja, zmiana, zarządzanie złożonością, modele rozwoju zespołu projektowego. 
• Metody (praktyczne sposoby postępowania): gromadzenie i analiza danych, szacowanie projektów, organizacja spotkań i wydarzeń. 
• Artefakty m.in. artefakty strategiczne (np. Road Map, Karta Projektu), plany, rejestry (np. rejestr ryzyka, rejestr zagadnień), raporty, hierarchia (np. struktura), wizualizacja informacji (np. tablica Kanban, backlog), umowy i kontrakty.