Efektywne Zarządzanie Projektami

O czym jest ta książka

Autor Robert K. Wysocki jest amerykańskim konsultantem z wieloletnim stażem w pracy projektowej. Książkę Efektywne Zarządzanie Projektami wydaje od 1995 roku (wcześniej z Ruddem McGarym). Obecne, siódme wydanie, oparte jest w największym stopniu o standardy przygotowywane przez amerykańską organizację PMI – Project Management Institute. W tej książce znajdziemy odniesienia do piątej edycji podstawowego podręcznika PMI – PMBOK. Obecnie na międzynarodowym rynku, w tym polskim, dostępna jest edycja siódma, o której obszerniej piszę we wpisie o PMBOK Guide – 7 edycja.

Zawartość:

Książka składa się z pięciu części

I. Zarządzanie Projektami – podstawy

Klasyczne i przydatne wprowadzenie do świata project managementu. Od trójkąta ograniczeń projektowych po klasyfikację i rodzaje projektów. Uporządkowana i niezmienna, niezależnie od charakteru porcja wiedzy projektowej, takie „must”, trzymając się techniki priorytetyzacji wymagań. Ciekawą techniką jest tzw. macierz kompromisów projektowych, która pozwala zespołowi uporządkować podstawowe parametry projektu (czas, budżet, zakres, jakość i dostępność zasobów ludzkich, pod względem ważności. Przydatne w planowaniu i obsłudze zmian projektowych.

W tym rozdziale są również przytoczone znane z PMBOKA procesy zarządzania projektami (w obecnej edycji PMBOK już nie omawiane). To przydatny przewodnik, dla tych, którzy szukają odpowiedzi na zasadnicze pytania: co i w jakiej kolejności powinienem robić w projekcie.

II. Tradycyjne Zarządzanie Projektami

Wolę bardziej praktyczną i prawdziwą nazwę używaną obecnie tj. podejście przewidywalne. Mówienie o nim tradycyjne, klasyczne przywodzi na myśl coś, co odchodzi w przeszłość okryte pajęczynami i kurzem. Tymczasem to z gruntu nieprawda. Zwinność i adaptacja są super podejściami, ale często wymagają uzupełnienia technikami i procesami. Szerzej o tym sam Wysocki pisze, w omówieniu koncepcji Podejścia Adaptacyjnego – APF (Adaptive Project Framework). Omawiam to niżej w tej recenzji.

Omówiono tu szczegółowo definiowanie zakresu projektu, planowanie, uruchamianie projektu oraz monitorowanie i kontrolę a także zamykanie projektu. Rozdział szczególnie przydatny tym, którzy stanęli przed wyzwaniem zarządzania dużym projektem i choć niektóre techniki obecnie są stosowane rzadziej poza salami wykładowymi, to nadal ich poznanie rozszerza horyzonty nt. aspektów zarządzania projektem, o których warto myśleć.

Oryginalnie książka została wydana w 2014 roku i to niestety w paru aspektach jest zauważalne. Rewolucja technologiczna miała wpływ również na metody pracy w projektach: narzędzia pracy zespołowej, komunikatory, narzędzia IT wspierające zarządzanie zmieniły również metody zarządzania. Widoczne to jest szczególnie w podejściu do tworzenia i gromadzenia dokumentacji, która obecnie jest zminimalizowana, a jej wytwarzanie, wersjonowanie i archiwizowanie jest mocno wspierane przez systemy IT.

III. Zarządzanie Projektami Złożonymi

W tym rozdziale autor skupia się na szeroko pojętym dostosowaniu (tailoring) metod zarządzania do

• skali projektu
• metod dostarczania produktów
• charakteru projektu
• gotowości organizacji do stosowania zwinności

Szerzej omawiana jest również zwinność oraz ekstremalne zarzadzanie projektami (kiedy nie mamy pewności co do rezultatu i metody jego osiągnięcia), stosowane w projektach badawczych. Ten rozdział również służy omówienia cech, zalet i wad różnych modeli zarzadzania projektem (opisywanych tu jako PMLC – Project Management Life Cycle).

IV. Zarzadzanie Realiami Projektów

W tym dziwnie nazwanym (dlaczego nie Zarządzanie Realizacją Projektów?) rozdziale autor porusza zagadnienia związane z:

• projektami zagrożonymi;
• rolą jednostki organizacyjnej nazwanej tutaj też dziwacznie PSO – Project Support Office (w powszechnym użyciu mamy do czynienia z PMO – Project Management Office, którego jedną z ról jest wsparcie (support)
• organizacją projektów wielozespołowych;
• wdrożenia i utrzymania kultury projektowej w organizacji

Stan docelowy – model zarządzania projektami na poziomie całego przedsiębiorstwa

W tym rozdziale autor rozszerza zakres zarządzania projektami o zarządzanie portfelem projektów i mamy tu omówiony cały proces od definiowania portfela, przez metody oceny projektów po bieżące zarządzanie portfelem.

Także w tym rozdziale na poziomie teorii mamy do czynienia z dużą dawką wiedzy, gorzej z jej przełożeniem na obecną praktykę. Przyznaję, że mechanizmy i techniki pozostają w dużej części takie same, to jednak narzędzia IT zmieniły procesy i rozkład akcentów w zarządzaniu portfelem. Dzisiaj z wykorzystaniem narzędzi Business Intelligence, wspieranych dodatkowo AI zarządy mogą otrzymać precyzyjne, szczegółowe i wielowymiarowe raporty nt. stanu portfela i subportfeli w każdej chwili. Jest to możliwe dzięki integracji danych zasilających portfel ze systemami IT, w których w czasie rzeczywistym zarządza się projektami: od poziomu pojedynczego tasku, przez poziom obszarów (tzw. streamów) merytorycznych (zawierających np. kamienie milowe lub poszczególne wydania), do jednoznacznego określenia statusu i stanu projektu (health checks)

Adaptive Project Framework – Podejście Adaptacyjne

Autor nie ogranicza się wyłącznie do interpretacji standardów zarzadzania, ale rozszerza to podejście o szereg praktycznych technik przydatnych w zarządzaniu projektem oraz rozwija koncepcję APF (Adaptive Project Framework), która łączy podejście przewidywalne (tzw. TPM – Traditional Project Management i podejście Agile – zwinne. Przy tej koncepcji na chwilę się zatrzymam w tej recenzji.

Robert K. Wysocki jest moim zdaniem jednym z ważnych autorów, który już 2014 roku zauważyli, że te dwa podejścia (agile i TPM) wymagają połączenia i opisania jako dobra praktyka. APD przewiduje następujące kroki:

W zespołach, z którymi pracuję staram się krzewić pragmatyczne, nieantagonistyczne podejście do projektów. Wysokopoziomowo lepiej sprawdza się podejście przewidywalne (tradycyjne), na poziomie wytwórczym to Agile okazuje wiele przewag. I kto rozumnie stosuje i dostosowuje standardy opisane w podręcznikach PRINCE2 lub PMBOK widzi, że nie ma w tym żadnej „metodycznej” sprzeczności, a wręcz odwrotnie – w obu światowych standardach, wielką wagę przykłada się do dostosowania (tailoringu) metody do projektu

I jeszcze dygresja z rynku polskiego. W mojej pracy konsultanckiej często spotykam się z nabożnym, można powiedzieć religijnym podejściem do danych metod zarządzania projektami i to zarówno ze strony tych, którzy chcą mieć wszystko zaplanowane i policzone (rzadziej), jak i tych, którzy odkryli podejścia zwinne (częściej). Ileż to razy słyszałem, zwłaszcza ze środowisk branży IT, że tylko zwinne (Agile) podejście jest tym, co warto stosować. Brzmi ono super kusząco: współpraca samoorganizujacych się zespołów; kreacja nad sztywny plan i cele; angażowanie klienta w nadawanie kierunków; kontraktowanie czasu, kompetencji i pracy zespołu zamiast definiowania konkretnych rezultatów… Przeciwstawiano temu nudne i ograniczające planowanie produktów, działań, zaangażowania zasobów, z którym kojarzono podejścia przewidywalne (czasami błędnie nazywane waterfallem). Tymczasem praktyka pokazuje, że te podejścia nie są sprzeczne, tylko służą do czegoś innego: agile to świetna technika wytwarzania innowacyjnych produktów (np. programowanie, kampanie marketingowe, projektowanie produktów, projekty R&D), a podejście przewidywalne ze zdefiniowanym rezultatem oraz metodami jego osiągnięcia nadaje projektom kręgosłup i podstawę do monitorowania na wyższym poziomie. Jest też znacznie tańsze w zarządzaniu, kiedy mamy projekt w dużej części powtarzalny np. projekty budowlane, projekty inwestycyjne, wdrożenia pudełkowych rozwiązań.

Byłem ostatnio wielokrotnie świadkiem trudnych sytuacji projektowych, w którym zacietrzewiony agile`owo zespół nie potrafił się porozumieć ze szczeblem strategicznym, który żądał kamieni milowych, wysokopoziomowego wykresu Gantta (np. w formie road map) oraz przybliżenia kosztów. APF jest w dużej części lekiem, który pozwala zadowolić uzasadnioną potrzebę kontroli, struktury, przewidywalności z kreatywnością, współpracą, sensowną zmianą i planowaniem w oparciu o pozyskane doświadczenia.

Podsumowanie

Książka Roberta K. Wysockiego to wartościowa pozycja, przede wszystkim ze względu na jej zakres i mnogość praktycznych technik. Jeśli nadgryzł ją ząb czasu (a nadgryzł) to w tych aspektach, które są powiązane z rewolucją technologiczną. Co ważne jednak, aby wykorzystać przewagę technologii w project managamencie trzeba wiedzieć kto, do czego i w jaki sposób ją może wykorzystać. Odpowiedzi na te pytania ciągle w tej książce nie brakuje, choć z radością przywitałbym jej 8. edycję ad. 2025.

Metryka: