Modelowanie Procesów Biznesowych (BPMN 2.0 od podstaw)

O czym jest ta książka

Książka „Modelowanie procesów biznesowych. BPMN 2.0 od podstaw” Zbigniewa Misiaka skupia się na praktycznym przedstawieniu notacji BPMN 2.0, czyli graficznego języka używanego do modelowania procesów biznesowych. Omawia kluczowe elementy notacji, takie jak zdarzenia, czynności, bramki i przepływy, a także zasady ich stosowania w różnych kontekstach biznesowych.

Publikacja zawiera przykłady ilustrujące tworzenie diagramów procesów, które opisują działania i przepływy w organizacjach, od prostych modeli po bardziej złożone scenariusze. Dodatkowo książka porusza aspekty analizy i optymalizacji procesów biznesowych oraz ich wdrażania w systemach informatycznych.

Zawartość książki

1. Wprowadzenie i odpowiedź na pytanie „dlaczego modelujemy procesy biznesowe”
2. Kto powinien modelować – za i przeciw różnym formułom realizacji
3. Podstawy BPMN
4. Notacja BPMN dla zaawansowanych
5. Praktyczne porady dotyczące modelowania

O modelowaniu

Dlaczego w ogóle zajmujemy się rysowaniem procesów biznesowych? Odpowiedź jest dość prosta, aby przedstawić, często złożone działania i czynności, które są wykonywane w realności biznesowej potrzeba znaleźć język, który opisze niezbędne szczegóły, ale nie zagubimy się w szczegółach, alternatywnych scenariuszach i rozważaniach „co jeżeli”. Opis w prostych punktach gubi ważne aspekty, a szczegółowa „proza” przestaje być czytelna. Przez lata używano różnej symboliki do przedstawienia przebiegu procesów. Jako konsultant zawsze byłem zwolennikiem wykorzystania notacji BPMN (obecne rozwinięcie tego skrótu to Business Process Model and Notation), która jest utrzymywana tj. aktualizowana i standaryzowana przez organizację Object Management Group (OMG) i staje się powszechnym standardem obrazowania procesów.

Od prostego do złożonego

Jedną z wielu zalet tego podejścia jest jego skalowalność tj. można użyć niewielu symboli to zobrazowania nawet złożonego procesu, a jeśli jest taka potrzeba to uzupełniać mapę o kolejne informacje, których nośnikiem są zaawansowane znaki. Tak też czytelnika prowadzi autor książki. W oparciu o jeden przykład procesu reklamacji prezentuje coraz bardziej złożone modele z wykorzystaniem podstawowych elementów notacji takich jak

• Baseny (swimming pools) – reprezentujące jednostkę organizacyjną lub całą organizację, w której przebiega proces
• Tory pływackie (lanes) – reprezentujące uczestników procesu (indywidualnych lub organizacyjnych np. dział w firmie lub samodzielny specjalista)
• Zdarzenia (events), które rozpoczynają lub kończą proces
• Zadania (tasks) czyli kroki, działania lub czynności w procesie
• Przepływy łączące zadania (sequence flow). Zwykle wiąże się to z przekazaniem informacji, dokumentu, przetwarzanego produktu etc.
• Adnotacje (text annotation), które są nośnikiem dodatkowych danych
• Obiekty danych (data objects), które mogą być dokumentem lub np. wpisem w systemie
• Magazyny danych (data store), obrazujące bazy danych lub systemy, w których dane są gromadzone (czasami może to być zwykły arkusz excela, który pełni rolę bazy danych)
• Bramki decyzyjne (gateway), które rozgałęziają proces w zależności od decyzji np. startujemy w przetargu? Jeśli TAK to proces przebiega dalej, jeśli NIE – kończy się
• Przepływy informacji (message flow), które są wymieniane z innymi procesami lub organizacjami.
• Proces złożony (subprocess) – jest używany dla szeregu złożonych czynności, których prezentacja na jednej mapie czyniła by ją mniej czytelną.
• Grupa (group) używana do podkreślenia części procesu np. wskazanie możliwości optymalizacji.

Wprowadzenie tych symboli jest praktycznie omówione przystępnym językiem, w tym też omawiane są najczęstsze błędy oraz przykłady alternatywnych rozwiązań dla tych samych sytuacji biznesowych.

W kolejnych sekcjach wprowadzane są dodatkowe (zaawansowane) symbole, które pozwalają na zawarcie większej ilości informacji np. czy dane zadanie wykonuje się „ręcznie”, czy z wykorzystaniem „systemu” albo, który z przebiegów procesu jest „domyślny”.

Czy wykorzystywać te symbole? Autor bardzo słusznie zauważa, że zanim zaczniemy mapować proces należy precyzyjnie określić cel tego działania, który może nam narzucić poziom szczegółowości. Inaczej będziemy modelować na potrzeby pozyskania materiału do szkolenia podczas on-boardingu nowych pracowników, inaczej na potrzeby optymalizacji procesu, a jeszcze inne informacje będą potrzebne jako źródło wymagań dla systemu IT.

Jak modelować w praktyce

Autor poświęca również rozdział praktycznym poradom dotyczącym modelowania. Tu spotykamy się z widocznym dylematem autora – postawić na prostotę, kosztem skrótowego omówienia podstaw analizy biznesowej, czy starać się zmieścić obszerny temat zahaczający o inżynierię wymagań, zarzadzanie projektami, zarządzanie procesowe. Autor postawił na prostotę i przyswajalną objętość, co na dobre wyszło książce. Mamy tu więc wyczerpująco omówione wykorzystanie symboli BPMN 2.0. Dobry pierwszy krok, po którym czytelnik może podążać w wielu kierunkach (tu zapewne użylibyśmy bramki niewykluczającej OR lub bramki równoległej ;)): analityki biznesowej, analityki systemowej, optymalizacji procesów etc.