PRINCE2® – 7 edycja

O czym jest ta książka

PRINCE2 to solidna dawka wiedzy (346 stron) i dobrych praktyk na temat zarządzania projektami. Aktualizowana, redagowana przez międzynarodowy zespół teoretyków i praktyków zarządzania. Siódma edycja (pierwsze wydanie podręcznika tej metody to 1996 rok) oznacza, że to podejście jest stale aktualizowane w związku ze zmieniającą się rzeczywistością tj. zaawansowaną technologią produktów; zwinnymi metodami ich dostarczania no i wreszcie ze zmianą postrzegania i standardów pracy: większą troskę o ludzi, zrównoważony rozwój i środowisko naturalne.

W tej recenzji koncentruję się na podręczniku, nie na samej metodzie, która w istotnym stopniu zwiększa szansę sukcesu projektu… pod warunkiem rozumnego dostosowania do skali, charakteru, kultury organizacji. Zatem spójrzmy na podręcznik oczami osoby, która poszukuje praktycznych informacji, jak zarządzać przedsięwzięciem.

Książka jest podzielona na następujące sekcje:

1. Pryncypia PRINCE2
2. Ludzie
3. Praktyki PRINCE2
4. Procesy PRINCE2
5. Dodatki
   • Opisy ról
   • Produkty zarządcze
   • Glosariusz

Bardzo dobrze zrealizowanym pomysłem, który pozwala sobie wyobrazić jak teoria metody PRINCE2 może zostać zaaplikowana w realności biznesowej jest wykorzystanie studiów przypadków, w oparciu o które wskazuje się jak dany aspekt wiedzy może zostać zastosowany. Firmy i projekty różnią się wielkością, charakterem, a więc można zaprezentować stosowanie różnych podejść dotyczących planowania i zarządzania projektem.

Aspekty zarządzania trzeciej dekady

PRINCE2 w najnowszej edycji rozszerza katalog aspektów projektu, którym należy zarządzać. Złotym standardem wśród zespołów projektowych są 4 operacyjne aspekty, czasami obrazowane jako trójkąt ograniczeń projektowych tj.

1. Czas, spodziewane rozpoczęcie i zakończenie
2. Budżet, który wyraża wszystkie zaangażowane zasoby
3. Zakres, opisujący produkty dostarczane przez projekt i pracę, jaką trzeba wykonać, aby je wytworzyć
4. Jakość, która jest zestawem wymagań, kryteriów, oczekiwań wobec produktów projektu

Aby mieć pełen obraz projektu należy dodać jeszcze wymiar piąty i szósty tj.

5. Korzyści , czyli jakie osiągnięcia będą uzasadniały inwestycję w projekt
6. Ryzyko, które opisuje niepewność związaną z projektami.

PRINCE2 wprowadza siódmy aspekt:

7. Zrównoważony rozwój, czyli aspekty związane z ładem korporacyjnym

I jest to ciekawe podejście, bo rzeczywiście ten czynnik jest coraz częściej brany pod uwagę przy wybieraniu formuł realizacji projektu. Dodatkowo, na duży i średni biznes, nałożono przepisami unijnymi obowiązek dorocznego raportowania wpływu na środowisko naturalne, społecznej odpowiedzialności a także zachowania ładu korporacyjnego (tzw. Raporty ESG – skrót od ang. Environmental, Social, Governance). A więc poza czynnikami obiektywnymi (troska o pozafinansowe aspekty działalności) zespoły projektowe są lub będą zobowiązane, aby definiować dodatkowe parametry np. wielkość śladu węglowego lub energochłonność spowodowanego poprzez produkty projektu.

Nowym również jest wyeksponowanie „ludzkiego” wymiaru zarządzania projektem w metodzie PRINCE2 i konieczności zaplanowania zmiany, którą niosą projekty, także w aspekcie psychospołecznym, nie tylko technicznym.

Oprócz określenia ogólnych zasad tworzenia zespołów (współpraca, współuczestnictwo, przywództwo i zarządzanie) sporo miejsca w tym rozdziale poświęcono nowej, post pandemicznej rzeczywistości, która przynosi wyzwania zarządzania zespołami rozproszonymi, pracującymi zdalnie.

Co ciągle działa w PRINCE2

Metoda PRINCE2 oparta jest na siedmiu zasadach (tzw. pryncypiach), które pozostają niezmienne w tej edycji. Są to:

1. Zapewnienie ciągłej zasadności biznesowej
2. Korzystanie z doświadczeń
3. Definiowanie ról, odpowiedzialności i relacji
4. Zarządzanie etapowe
5. Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji
6. Koncentracja na produktach
7. Dostosowanie do warunków projektu

W pryncypia warto się wczytać, bo brzmią nieco enigmatycznie, ale po rozwinięciu interpretacji warto je stosować w projektach. W praktyce stosowania i dostosowywania tej metody do realności biznesowej prowadzonych przez projektów trzy inne elementy sprawdzały się jako najbardziej pomocne. Na szczęście w siódmej edycji PRINCE2 zachowano je. Są to:

1. Praktyki
2. Procesy
3. Opisy ról

Praktyki PRINCE2

Praktyki, które w poprzednich edycjach nazwane były tematami, obok procesów i opisów ról stanowią więc o wartości tego przewodnika. Czym są te „praktyki”? To zestaw wytycznych, technik, doświadczeń, które można wykorzystać w projekcie. Na pewno warto wiedzieć o takiej możliwości i sięgnąć do odpowiedniego miejsca w przewodniku, jeśli staniemy przed taką koniecznością.

Siedmiu praktykom, przypisano zestaw pytań, na które trzeba w każdym projekcie odpowiedzieć:

• UZASADNIENIE BIZNESOWE. Dlaczego i po co realizujemy ten projekt? Wskazówki dostarcza praktyka dotycząca tworzenia i utrzymywania Uzasadnienia Biznesowego, w tym analizy opcji, liczenia korzyści z projektu, kontrolowania uzasadnienia w całym cyklu życia projektu, a po jego zakończeniu monitorowania osiąganych (lub nie) korzyści.

• ORGANIZOWANIE. Kto będzie angażowany i w jaki sposób? O interesariuszach, rolach i funkcjach, kompetencjach i decyzyjności oraz o mechanizmach komunikacji najwięcej wiedzy zawarto właśnie w tej praktyce.
• PLANY. Jak będzie realizowany projekt, ile będzie kosztował, kiedy zostanie zrealizowany? Tu bardziej szczegółowo omówione zostaną poziomy planów, rodzaje planów, podejścia do planowania oraz dostarczania produktów: liniowo-sekwencyjne, iteracyjno-przyrostowe, hybrydowe.
• JAKOŚĆ. Co zostanie dostarczone przez projekt i jakie to będzie? W tej sekcji proponowane jest podejście do określenia jakie miary i narzędzia zostaną wykorzystane do planowania zakresu oraz kryteriów produktów, a także ich monitorowania i odbiorów.
• RYZYKO. Nie wszystko jest pewne? Jak sobie radzić z niepewnością? Praktyka Ryzyko odpowiada jak identyfikować, oceniać, planować i wdrażać reakcje na zagrożenia i szanse w projekcie.
• ZAGADNIENIA. Co jeśli wydarzy się coś, czego w ogóle nie przewidywaliśmy, nawet w formie ryzyka? W tej praktyce prezentowane są różne podejścia do postępowania ze zmianą, odstępstwami (tymi, które już są faktem oraz tymi prognozowanymi).
• POSTĘPY. Gdzie obecnie jesteśmy w projekcie? Czy prognozy są dobre? Czy warto kontynuować projekt? To są pytania, które zawsze w projekcie są zadawane. Praktyka dostarcza wytycznych jak zdefiniować projekt i zasady zarządzania, aby te odpowiedzi zawsze były umocowane w faktach.W podręczniku bardziej lub mniej szczegółowo opisano wszystkie najważniejsze aspekty zasad, wiedzy, dobrych praktyk, modeli i technik zarządzania, które są stosowane przez Zespoły Projektowe na całym świecie. 

Procesy PRINCE2

Druga ważna noga metody. Użyteczna, bo krok po kroku prowadzi po projekcie. PRINCE 2 wyróżnia 7 procesów:

1. PRZYGOTOWANIE PROJEKTU – czyli działania, które trzeba podjąć, aby zbudować „studium wykonalności” projektu, które zostanie zapisane w Zarysie Projektu. Dane tam zgromadzone pozwalają zdecydować, czy warto inicjować projekt.
2. ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE – opisuje działania władz projektu (Komitetu Sterującego), w ramach których podejmują one kluczowe decyzje (stop or go) i nadają projektowi kierunek.
3. INICJOWANIE PROJEKTU – wytyczne, jakie kroki trzeba podjąć, aby stworzyć dobry plan projektu oraz ustalić zasady zarządzania projektem.
4. STEROWANIE ETAPEM – proces codziennego zarządzania projektem, obejmujący zlecanie prac, monitorowanie ich wykonania oraz zarządzanie wszelkiego rodzaju zagadnieniami i ryzykami.
5. ZARZĄDZANIE DOSTARCZANIEM PRODUKTU – niskopoziomowy proces dla liderów i członków zespołów realizacyjnych, którzy odbierają delegowane zadania, raportują ich postępy oraz przekazują do odbioru
6. ZARZĄDZANIE KOŃCEM ETAPU – typowe podejście metody PRINCE2, która projekt widzi jako sekwencję następujących po sobie etapów zarządczych. Pod koniec każdego z nich odbywa się przegląd tego, co osiągnięto i zaplanowanie następnego etapu.
7. ZAMYKANIE PROJEKTU – proces, który służy przekazaniu produktu projektu klientowi oraz ewaluację projektu.

Ważne dodatki – produkty zarządcze i opisy ról

W podręczniku znajdziemy opisy 15 tzw. produktów zarządczych. Umownie możemy je nazwać dokumentami, ale w języku procesów lepiej byłoby powiedzieć, że jest to tzw. obiekt danych – czyli dokument, wpis w tabeli, zapis w programie do zarządzania projektami, który jest nośnikiem informacji.

Są tutaj praktyczne informacje o przeznaczeniu i zawartości tak przydatnych zestawień jak Zarys Projektu, Uzasadnienie Biznesowe, Plany czy Dziennik Projektu.

W porównaniu z poprzednimi edycjami znacząco zmniejszono liczbę produktów zarządczych oraz zrezygnowano z rozbudowanych opisów. Ciągle jednak, czytelnik może mieć wrażenie, że autorzy metody nakazują mu rejestrować te same informacje w kilku miejscach… co jak jest koszmarem kierownika projektu i nie może się udać, bez ponoszenia nieracjonalnie dużych kosztów zarządzania. Przykład: wprowadzono nowy „rejestr produktów”, ale pozostawiono „rejestr jakości”, tak jakby nie można było scalić ich do jednego spisu produktów projektu z ich statusami i wynikami odbiorów. Niemniej redukcja liczby produktów z 26 do 15 to krok w dobrą stronę, a sam fakt ich zestawienia w podręczniku jest wartością. Zrozumienie bowiem roli danych, ich rejestrowania i  wykorzystania w trakcie projektu ułatwia zarządzanie.

Role w projekcie to kolejna mocna strona podręcznika PRINCE2 są precyzyjnie opisane, zakresy obowiązków oraz pożądane kompetencje ułatwiają zrozumienie czy mój zespół jest kompletny.

Korzystanie z tych opisów, co jest typowe dla PRINCE2, wymaga uświadomienia, że nie jest to rekomendowany zestaw ról dla każdego projektu (jest ich opisanych siedem). Podręcznik opisuje zakres decyzyjności, który w każdym projekcie powinien być „zaopiekowany”, aby obsłużyć sytuacje projektowe. Czy ten zakres będzie przypisany trzem osobom, czy trzydziestu to już jest kwestia powiązana ze skalą projektu, jego charakterem, czy samą organizacją, która ten projekt realizuje.

Powiedz coś „po projektowemu”

O ile layout i grafiki są nowoczesne i bardzo pozytywnie wpływają na czytelność książki to sporo do poprawienia zostało w warstwie językowej.

Sporą krzywdę metodom zarządzania w Polsce wyrządzili redaktorzy podręczników. Światowe standardy są opisywane zwykle po angielsku. W trakcie procesu tłumaczenia do polskich wersji wprowadzono pozornie logiczne, ale językowo ułomne określenia lub kalki językowe. Także w tej edycji nie uniknięto takich określeń jak powtarzany wielokrotnie „obszar skupienia kluczowych ról dla praktyki” i innych. Znam każde słowo osobno w tym określeniu, ale razem to językowy koszmar.

Dodatkowo zdarzają się językowe niekonsekwencje w tłumaczeniu i pojawia się nowe określenie, które trudno połączyć z treścią z poprzednich rozdziałów np. „rada kierownicza”. Ponieważ PRINCE2 nie ma tak nazwanej roli na dalszych stronach nie bardzo wiadomo, czy chodzi o komitet sterujący, radę portfela, komitet inwestycyjny czy radę nadzorczą. Mimo, że w porównaniu z poprzednimi edycjami, w siódmej edycji jest znacznie lepiej, to ciągle jest daleko od „ok”, a to ważne, bo w ten sposób redagując podręczniki niepotrzebnie buduje się barierę poznawczą, a metody zarządzania dostają łatki – nieprzystępnych, sformalizowanych, zdehumanizowanych. Dotyczy to zarówno PMBOKa, jak i PRINCE2